［実践］合同相談会すべて中止！情報不足の受験生へ、オンライン説明会を実施せよ！！
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「コロナで、どうやって学校を選んだら良いのか不安…！」
こんにちは。まなびとです。
今年、中学や高校の受験生の人達はどうやって情報を得ているのか興味があります。
何せ、私にも来年受験生になる子どもがいます、
- 学校見学に行ってもいいのか
- 学校説明会のどのように開催されるか分からない
とにかく、学校の様子を知る機会がなさすぎます。
もしかしたら、なるべく公共交通機関を使わない学校選びがなされるかもしれません。
なぜこのような話をするかと言うと、今年から学校の宣伝を担当する部署に異動したからです。
異動で入試広報担当になりました。私立は生徒が入ってナンボ
よく生徒から、
「先生は公務員だからいいよね」
と言われることがありますが、私立学校の教員は公務員ではありません。
収入は補助金もありますが、生徒が入ってこなければ補助金も減らされます。
もし生徒が入ってこない年が続いてしまえば、募集停止、廃校もあり得ます。
公立学校の先生と喋っていると、そのあたりの感覚が全く違うと思い知らされます。
翌年の募集定員は教育委員会が決め、入試問題を作ることもありません。
生徒募集が失敗して定員割れしても、近所の学校と統廃合して教員は異動すれば良いだけです。
ゆえに、入口となる宣伝部…入試広報部の働きが非常に大切になってきます。
合同相談会がすべて中止！情報提供のためにオンライン説明会を企画
知名度のない学校は、地元の学校が集まる合同相談会に参加して、興味のある受験生に宣伝をすることになります。
しかし、今年度は新型コロナウイルス対策のため軒並み合同相談会が中止になってしまいました。
塾開催の相談会はいくつか開催されているものの、大型の規模のものは一切行われません。
そんな中オンラインの説明会を行う学校も増えており、本校もその波に乗ってみました。
正直全てのことが初めてで、手探りで…疲れました。
4月からオンライン説明会を行っている学校があった！
休校中、どこよりも先駆けてWEB説明会を行っている学校に申し込み、偵察。
参加してみたところ、オンライン会議ツールのZOOMのウェビナー（ウェブセミナーの略）という機能を利用していることがわかりました。
ウェビナーを利用すると、参加者の顔や名前が他の参加者に見えません。
ミーティング機能で他校の説明会に参加した同僚は、友人が参加しているのが分かって気まずかったとも…気にかけたいところですね。
説明会実施中と、説明会実施後はQA機能を使って個別に入力して質問できるようで、その機能を使うことにしました。
5月、6月、コロナの影響が深刻化。
軒並み合同相談会が中止！（10月までひとつも開催されず）
７月のオープンキャンパスまでイベントなし。
受験生への情報源が受験雑誌、ホームページしかない中、WEB説明会の検討を開始。
今回のコロナ騒ぎもあり、 Web 出願を始めるということもあってオープンキャンパスや学校説明会もオンラインでの完全予約制になりました。
すべて初めて！手探り状態の中、壁にぶつかりながらオンライン説明会を実施！
今、オンライン説明会が終わって振り返ってみると怒濤の2カ月間でした。
前回の記事にあるように、ほとんどの教員は IT 機器を使い慣れていません。
やっと Google Classroom を導入して、授業の対応や、コロナウイルスでの日程変更、そのための会議に追われ、てんてこまい。
そんな中、オンライン説明会を行うための準備や情報収集、セッティングなど全て自分にのしかかってきました。
責任重大です！！！
7月、まずはウェビナーの契約から！！！
Zoomウェビナー機能の契約をしようとしたところ、ZOOMの契約はクレジットカードのみで、なんと法人のクレジットカードがないことが発覚。
職員のクレジットカードを使って立て替える事態に。
ちなみに、ズームのウェビナー機能は人数ごとに契約料金が異なります。
100人までなら年間8万円で契約が可能。
「一年に何回行うかわからない学校説明会に8万円払うのはどうか？」
とも考えましたが、リアルな合同説明会の参加費用はだいたい1日10万円前後です。
合同説明会がすでに何件もキャンセルになっているため、その費用をオンライン説明会に振ってもペイできると考えました。
WEB説明会の日程を確定し、申し込みフォームの作成。
ウェビナーは、チャット機能を入れるか、入室時にマイクをオフにするか、など細かい設定は必要で、その辺りをどうしたらよいのか悩みました。
大まかな流れを確認、40分前後におさめることに。
生徒に、短時間でのインタビュー撮影を依頼。
8月…なんとか無事にオンライン説明会開催！！！！
学校説明会のリマインドメールを作成します。
インターネットからの完全予約制にすることにより、受験生のメールアドレスを取って、事前にリマインドや変更のお知らせを送ることができるようになりました。
これがリストマーケティングなのか…と、ビジネスに思いを馳せたりしました。
オンライン説明会には2パターンあって、その場でリアルタイムに説明するものと、すでに録画してあるものを流すタイプのものがあります。
勤務先では後者のあらかじめ録画をすることにしました。
これがなかなか大変で、
- 生徒のインタビュー撮影
- パワーポイントナレーション録画
- 校長挨拶撮影
- 初めと終わりの注意事項、QAの方法についてパワポ録画
すべて、雑音が入らないよう離れの教室にて、エアコン切りながら。
カメラ好き先生の一眼レフカメラとフワフワマイクが大活躍。そして汗だく。。。
これらの素材をまとめ、動画編集。
動画編集は、iphoneのアプリのみで完成までこぎつけました。
趣味で、スマホ動画編集講座に参加しておいて良かった…？
入室時に、待合室の代わりとなるオーディオテストの動画を作成しました。
編集途中の動画を利用し、ウェビナーのテスト。
素人が撮影した動画を編集するのも大変なのに、ウェビナーで動画配信テストを行った際に 配信時のカクカク問題にぶち当たる…！
これが開催２日前。
撮影した動画は滑らかに動かず、配信された側で綺麗に写りません。
当日ギリギリまでに、ひたすらググる！
いくつか対策を講じてカクカク問題解消しました。させました。
動画がカクカクしてしまった時には無線 LAN を利用し、mp4の規格がタブレットPCと合わず、 YouTube からダウンロードしながら配信しなければならない状態でウェビナーにアップロードをしていました。
なんでネットワークを使いたがったかというと、学校のPCの共有フォルダに動画を入れようとすると容量不足と表示されるから！！！
なんで10G程度の動画が入らない？？？？なんで？？？
結局、外付けHDD（１T）をつけてそこに保存するっていう…なんなん…。
それらの要因を取り除くために、
- 有線 LAN を使用
- ズーム以外のアプリをすべて終了させる
- MP 4などローカルな状態で保存してある動画を高画質ではなく画質を落として配信する
この三つを心がけただけで、スムーズに動くようになりました。
ちなみに有線 LAN のポートがあるパソコンが職場になく（タブレットPCか、10年前の低スペックデスクトップしかない。涙）私物の15インチノートパソコンを家から持っていきまして…物理的に重かった。
事前に、ホストが質問に答える職員のアカウントをパネリストに昇格させておきます。
昇格させることで、質問事項を見ながら誰がその質問に答えるか割り振ることができます。
開始前にオーディオテストの画像を流し…そこでまた学校に電話が…
「ZOOMに入れない！」
「テスト画像が流れているけど、これでいいの？まだ始まらないの？」
Oh…！
動画を配信しながら、説明会中ウェビナーの機能を利用した質問に答えるスタイルでなんとか１時間弱。
結果、約80組の申し込み、ドタキャンがほぼなく100%の参加！！
質問タイムは20件で、
「こういう質問があるんだ〜〜〜〜」
と参考になりました。
次回のため、このQAはコピーして保存しておきます。
まとめ
振り返ると、本当に怒涛の４ヶ月間でした。
とくに７月からは、PCで仕事できるから、家に帰ってから夜まで土日も、家でずーーーっと働いていましたね…。
壁にぶつかるたびに、すでに同様の手法でオンライン説明会を行っていた同業他社の夫に毎回質問しながらすすめてました。
開始前のオーディオテスト動画作成のアイデアは夫から。
夫には感謝しかありません。
夫婦の会話がほぼ募集についてなのが、良いのか悪いのか…。
しかも、夫の職場はオンライン説明会申込みは平均400組なんだとか。
羨ましすぎる。
とりあえず短い夏休み、オンラインで仕事するのをやめて、とにかく休みます。
あつ森の部屋も、気がつけば教室だけどね…！
ではまた！
