［業務改善］ルーチンワークの効率化できてる？記憶より記録、チェックリストを活用しよう！
スポンサーリンク
あなたは、職場でチェックリストを活用していますか？
私はチェックリスト作り、マニュアルづくりが大好き〜！！
スマートフォンでは、3つほどチェックリストアプリを使っています。
手帳のバーチカルページにも、手書きのチェックリストがてんこ盛り。
フルタイムのお仕事と3人の育児・家事の両立のため、多岐に渡りチェックリストにお世話になっています。
今回の記事ではその中から授業に関するリストと記録の作り方についてご紹介します。
こんなリストと記録を作っています！
画像は、この秋に行った調理実習のチェックリストと食材の画像です。
食材、調理器具の画像
お弁当づくりの実習でした。
他にも、調理室のホワイトボードの板書も画像に残しました。
準備のチェックリストは常にホワイトボードに貼ってあります。
選択授業で毎週調理実習を行っており、当日の準備の段階で
「お茶の準備」
「洗剤の補充」
「排水ネットの設置」
など、授業中に
「忘れた！」
となると気持ちも焦りますし、時間のロスも生じます。
チェックリストの通りに準備していけば、基本的に抜け漏れすることはありません。
次に、チェックリストの作り方のコツをお知らせしますね。
やったことをリストにする
一番簡単なチェックリストの作り方は…
見出しの通り、
やったことをメモに書き出しておき、それらをチェックリストにすることです。
やる前に準備が完璧で、リストを作れれば良いんですけどね〜
やってみてから気づくこと、学ぶことの方が多いです。
やった事は、1度きりではなくルーチンワークになる可能性も高いです。
1年に1度の事でも、
「去年何やったっけ？」
と思いだせればしめたものです。
同じ過ちをせずに済みます。
記憶より記録！
こうして、作成したチェックリストをデジタルの状態で行動するのが望ましいでしょう。
アナログで残すと量も膨大になりがちですし、紛失してしまえば二度と使うことができません。
私は、チェックリストをEvernoteに保存したり、最近ではどのデバイスでもアプリケーションで利用できるGooglekeepを利用しています。
こちらは私のプライベートな買い物リスト。
タグをつけて撮影した画像も保存しておけば、また同じことを行う時に画像と同じように準備すれば良いだけ。
ワーキングメモリの負荷が少なくなります。
さらに、チェックリストアプリに保存し、1週間や毎年と繰り返し通知に設定しておけば忘れた頃に通知をしてくれます。
Cal2Todoはもうかれこれ３年以上お世話になっているアプリ。
iPhoneカレンダーをそのままチェックリストにでき、できなかったタスクは星印をつけて持ち越しができますよ。
たすくまは、「タスクシュート」というチェックリストよりもタスクにかかった時間を記録して生活を良くしていきましょうというアプリ。
一度このタスクシュートを記録に使ってみたところ、思っていたのとは全く違う時間の使い方をしていてびっくりしたっけ。
これらのアプリにより1日に行えるタスクの量が増え、忘れてしまう仕事が激減しました。
例えば、
- 調理実習の翌日に乾燥機に入れておいた布巾を取り出す
- 部活で買い物をしたら、すぐに会計ノートに記録する
など。
時間が空いてしまうと手間がさらにかかるものについてはリマインドをかけておくべきです。
チェックリスト万歳！です。
まとめ
チェックリストを使うきっかけになった本はこちらです。
あなたは、なぜチェックリストを使わないのか？
こちらは、チェックリストによって患者の手術後の回復率が劇的に改善したことなど、チェックリストを侮ると大変なんだということがよくわかる本です。
仕組み仕事術
かなり前に発売された本です。
昨年、最新版が出版されていたとは！
こちらは、チェックリストをうまく利用することによってルーチンワークにしてアルバイトにも仕事が振れるようになるという内容だったと思います。
ビジネス本が地味に役立ちますね。
周囲を見回してみると、チェックリストを使っている同僚が少ないのがちと残念…！
教員の仕事が減らないのは、
「教員自ら効率化を図ろうとしないこと」
も原因の一つではないかしら。
と思うのですが…いかがでしょうか。
ではまた☆
